Låg Copilot-användning är sällan ett utbildningsproblem. Det är ett problem med hur licenserna fördelas och hur arbetet är organiserat. Ge färre personer licens – kopplat till tre omgjorda arbetsflöden var – i stället för alla en licens och ett webbinarium.
Kort svar: Copilot används lite när det aktiveras som en funktion i stället för att införas som ett nytt arbetssätt. Medarbetare vet inte vilka uppgifter de ska använda det till, cheferna förväntar sig inget annat än förut, och ingen följer upp vad som faktiskt förändras.
Ett bekant mönster
Licenserna köps, en lanseringsdag hålls, kanske ett webbinarium om prompter. De första veckorna är nyfikenheten stor. Efter några månader använder en liten grupp entusiaster verktyget varje dag – och resten har gått tillbaka till hur de jobbade innan.
Det mönstret är inte unikt för Copilot. Det är hur nästan alla AI-verktyg går när de behandlas som en IT-leverans.
Vad de flesta råd om Copilot säger
De flesta artiklar om Copilot-adoption kommer från partners som säljer utbildning eller införandetjänster. Råden är ofta: utbilda alla, visa funktionerna i Word, Excel och Teams, lär ut bättre prompter, utse ambassadörer.
Inget av det är fel. Men det utgår från att problemet är kunskap. Ofta är problemet att ingen har bestämt vad som ska vara annorlunda i arbetet.
Vad svenska erfarenheter visar
Umeå kommun har öppet redovisat sin Copilot-pilot. Där uppgav 80 procent av deltagarna att de använde verktyget varje dag, och användarna sparade i snitt 85 minuter per vecka enligt kommunens egen uppföljning (Umeå kommun). Samtidigt konstaterade kommunen att man inte nådde sitt ursprungliga mål för tidsbesparing, att man måste "lägga tid för att spara tid", och att man framöver vill utforska vilka roller som har mest nytta av en licens eftersom varje licens kostar (Umeå kommun, tre lärdomar). Deltagarna fick onboarding, användningsfall, support, personlig coachning och ett nätverk för att dela erfarenheter.
En uppsats vid Umeå universitet om Copilot på ett IT-företag fann motsatsen: medarbetarna beskrev att de fått i princip ingen onboarding, lärde sig genom att testa själva, och att bristen på formell introduktion var en avgörande orsak till att verktyget inte användes fullt ut (DiVA).
Skillnaden ligger inte i verktyget. Den ligger i stödet runt det.
Fem orsaker till låg Copilot-användning
1. Licenser till alla, syfte för ingen. När alla får licens samtidigt blir det ingens uppgift att visa vad den ska användas till.
2. Funktioner i stället för arbetsflöden. Att lära sig att Copilot kan sammanfatta ett möte är inte samma sak som att teamet bestämmer att mötesanteckningar från och med nu görs så.
3. Cheferna använder det inte. Om chefen fortsätter som förut, gör teamet det också.
4. Innehåll som inte är redo. Copilot arbetar med det som finns i er Microsoft 365-miljö. Rörig behörighetsstyrning och gamla dokument ger dåliga svar – och dåliga svar dödar förtroendet snabbt.
5. Fel mått. Många följer upp antal aktiva användare. Det säger inget om huruvida arbetet har förändrats.
Så får ni fart på Copilot – en omstart i sex steg
1. Pausa nya licenser
Innan ni köper fler, ta reda på vilka som använder verktyget på riktigt och till vad.
2. Välj tre arbetsflöden per roll
För varje roll eller team: vilka tre återkommande uppgifter ska göras med Copilot? Till exempel veckorapporten, mötesprotokollet och första utkastet till offert. Gör om dem konkret.
3. Fördela licenser efter arbetsflöde
De som har ett definierat arbetsflöde får licens först. Det ger både bättre nytta per krona och en tydligare berättelse.
4. Utbilda på de valda flödena – i teamet
Korta pass med teamets egna dokument och uppgifter. Följ upp efter två till fyra veckor.
5. Städa innehållet
Se över behörigheter och gamla dokument i de delar av miljön som de valda flödena använder. Umeå kommun lyfte säkerhet och integritet som sin första lärdom.
6. Mät förändrat arbete
Följ upp: görs de tre flödena nu med Copilot? Vad har hänt med tid och kvalitet? Vad hindrar? Mät det före och efter.
Det handlar om människor
Proscis studie av 1 107 yrkesverksamma visar att 63 procent av utmaningarna vid AI-införande är mänskliga faktorer och bara 16 procent tekniska (Prosci). Vår bedömning på Lyon AM är att ungefär 70 procent av en lyckad AI-satsning handlar om människor, ledarskap och arbetssätt. Copilot är inget undantag.
Vanliga frågor
Varför använder medarbetarna inte Copilot? Oftast för att de inte vet vilka uppgifter de ska använda det till, för att cheferna inte förväntar sig något annat, eller för att svaren blir dåliga på grund av rörig information.
Ska alla medarbetare få en Copilot-licens? Inte nödvändigtvis. Det ger ofta bättre effekt att börja med roller som har tydliga, återkommande arbetsflöden där Copilot gör skillnad.
Hur lång tid tar ett Copilot-införande? Det beror på organisationen, men räkna med flera månader av stöd och uppföljning efter lansering, inte en lanseringsdag.
Hur mäter man om Copilot ger nytta? Mät om bestämda arbetsflöden faktiskt görs på det nya sättet, och jämför tid och kvalitet med hur det var innan.
Nästa steg
Står ert Copilot-införande still? Lyon AM:s AI-diagnos visar om problemet ligger i användningen eller i förutsättningarna. Kontakta oss för en omstart som utgår från arbetet, inte verktyget.
